Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Harvia Oyj tytäryhtiöineen (jäljempänä ”Harvia”) sitoutuu noudattamaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja kunnioittamaan asiakkaidensa sekä verkkosivustonsa kävijöiden yksityisyyttä. Tässä selosteessa tarkoitetaan termillä ”henkilö” kaikkia niitä luonnollisia henkilöitä, joiden henkilötiedot ovat Harvia-konsernin asiakasrekisterissä. Haluamme tässä tietosuojaselosteessa avoimesti ja läpinäkyvästi kertoa, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sekä mitä oikeuksia sinulla on omiin tietoihisi liittyen. Tämä tietosuojaseloste koskee Harvian verkkosivuja ja verkkokauppaa, ja käyttämällä palveluitamme oletamme sinun hyväksyvän tietojesi käsittelyn tämän selostuksen ehtojen mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679, GDPR) ja Suomen tietosuojalakia (1050/2018) niiden asettamissa rajoissa ja sallimissa tilanteissa.

Meille on ensisijaisen tärkeää, että voit luottaa tietojesi turvalliseen käsittelyyn. Kannustamme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen ja ottamaan meihin yhteyttä, mikäli sinulla herää kysymyksiä.

1 REKISTERINPITÄJÄ

· Rekisterinpitäjä: Harvia

· Kotipaikka: Muurame, Suomi

· Osoite: Teollisuustie 1-7, 40951 Muurame

· Y-tunnus: 0176654-2

2 TIETOSUOJASTA VASTAAVA HENKILÖ

· Nimi: Valtteri Lundqvist

· Yhteystiedot: data.protection@harvia.com

3 REKISTERIN NIMI

Harvian asiakas- ja markkinointirekisteri.

4 OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista laillisista perusteista:

· Välillämme solmittu sopimus

· Yhtiötä velvoittava lainsäädäntö

· Rekisteröidyn antama suostumus
Esimerkkejä suostumuksen perusteella käsiteltävistä tiedoista ovat etenkin seuraavat:
(i) Evästeet
(ii) Uutiskirjeet ja markkinointi

· Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Tilanteissa, joissa käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, olemme tehneet tasapainotestin ja arvioineet, että henkilötietojen suojaa edellyttävät henkilön edut tai perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä meidän oikeutettua etuamme.

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten: verkkokauppatilausten käsittely, toimitus ja arkistointi; asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito; asiakkuuksien saaminen; asiakaskokemuksen parantaminen; paremman asiakaspalvelun tarjoaminen; henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottaminen; uutiskirjeen toimittaminen; kampanjoiden ja kilpailujen hallinnointi; lainsäädännössä tarkoitettujen markkinointikieltojen toteuttaminen; väärinkäytösten estäminen; palveluita toimittavien kolmansien osapuolten palveluiden kehittäminen; analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset; Harvian toiminnan ja palveluiden kehittäminen; profilointi ja automaattinen päätöksenteko (keräämme tietoa kiinnostuksen kohteistasi, ja annettujen tietojen perusteella saatamme ehdottaa sinulle muitakin tuotteita, joista saatat olla kiinnostunut).

5 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Käsittelemme seuraavia välttämättömästi tarpeellisia henkilötietoja:

Henkilön perustiedot, kuten

· Nimi

· Sähköposti

· Matkapuhelinnumero

· Osoite, postinumero ja toimipaikka

Verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot, kuten

· IP-osoite ja evästetiedot

Toiminta verkkosivustolla, esim. lähetyt lomakkeet (nimi, sähköposti), sivustolla käyntiajankohta, sivujen käyttö

Muut tiedot, kuten

· Henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

· Maksutapa

· Tiedot käsitellyistä tilauksista (verkkokauppa)

· Tiedot yhteydenotoista asiakaspalveluun

Harvia ei kerää maksutietojasi. Kaikkien maksutietojen turvallisesta käsittelystä huolehtii valtuutettu ulkopuolinen maksupalvelun tarjoaja (Paytrail Oyj, y-tunnus 2122839-7).

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin; pääsääntöisesti kuitenkin keräämme henkilötietoja suoraan henkilöltä itseltään tai yritykseltä, jonka kanssa asiakassopimus on solmittu. Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä, verkkosivustovierailun yhteydessä tai muutoin yhteydenpidossa rekisteröidyn kanssa.

7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

· Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei

· Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen

· Järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen verkkokaupan asiakkaillemme

· Riittävien varmuuskopioiden ottaminen kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi

Sähköpostimarkkinointilistaltamme pääset poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.

Suostumus evästeisiin säilyy selaimessa automaattisesti 12 kuukautta, jolloin sitä kysytään verkkosivukävijältä uudestaan, ellei verkkosivukävijä tyhjennä tai poista selaimeltaan evästeitä, tai ellemme muuta evästekäytäntöjämme. Näissä tapauksissa pakotamme verkkosivukävijän päivittämään suostumustilansa nykyistä evästekäytäntöämme vastaavaksi. Tässä tapauksessa verkkosivukävijän suostumustila palautuu vain välttämättömiin evästeisiin, ennen kuin hän on hyväksynyt/hylännyt evästeet.

8 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Voimme luovuttaa henkilötietoja Harvia-konsernin sisällä. Toinen Harvia-konserniin kuuluva yritys tai säätiö voi myös käsitellä henkilötietojasi puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme siirtää henkilötietoja konsernin sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointi tarkoituksessa ja harjoittaaksemme toimintaamme tehokkaasti.

Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja niille kolmansille osapuolille, joita käytämme palvelutoimittajina tai alihankkijoina. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Käytämme asiakastietoja kolmansien osapuolten kanssa myös analytiikka- ja personointi tarkoituksiin.

Voimme myös toimittaa tietojasi viranomaisille, mikäli lainsäädäntö velvoittaa meitä luovuttamaan tiedot, jos se on tarpeen esimerkiksi petoksen tai muun laittoman toimen ehkäisemiseksi tai tutkimiseksi. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös muille tahoille toimivaltaisen tuomioistuimen määräyksestä. Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi mahdollisen liiketoiminnan myynnin tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä liiketoiminnan ostajalle tai muulle yritysjärjestelyyn liittyvälle relevantille taholle.

Välitämme tietoa seuraaville kolmansille osapuolille:

· analytiikka- ja tilastointikumppaneille

· sähköpostimarkkinointikumppaneille, jos asiakas on sallinut uutiskirjeen

· kuljetusliikkeelle

· muille tarvittaville palvelutoimittajille tai alihankkijoille

Harvia huolehtii tietoja siirtäessään ja käsitellessään tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmannet osapuolet ja niiden alihankkijat voivat siirtää henkilötietoja myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Näissä tilanteissa noudatetaan soveltuvaa lainsäädäntöä sekä siinä asetettuja vaatimuksia, kuten esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC). Emme itse käsittele tämän selosteen mukaisesti käsittelemiämme henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietojen luottamuksellisuus on meille tärkeää. Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen turvallisuuden varmistamiseksi:

· Henkilörekistereihin pääsy on käyttöoikeuksin rajattu siten, että tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.

· Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät laitteet ja tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat, palomuurit ja muut tekniset keinot.

· Henkilökunta on kattavasti koulutettu ja ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.

· Sähköisistä tiedostoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

· Paperimuotoiset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa.

· Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

· Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää.

10 REKISTERERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat käsittelemämme tiedot ja saada tiedoista kopiot. Mikäli henkilötiedoissa havaitaan korjattavaa, on niihin oikeus vaatia korjaamista; tietojen korjauspyyntö tulee tehdä yksilöidysti siten, että voimme helposti korjata virheen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että poistamme käsittelemämme, häntä koskevat tiedot, mikäli käsittely ei ole enää tarpeen mitään tarkoitusta varten tai käsittely on ollut lainvastaista. Jos käsittely on perustunut suostumukseen, on rekisteröidyllä aina oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä voi myös olla oikeus saada meille toimittamansa itseään koskevat tiedot ja siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Joissakin laissa säädetyissä tapauksissa rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tai pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

Kaikissa kysymyksissä tai huomautuksissa henkilötietojen käsittelyyn tai edellä kuvattujen oikeuksien toteuttamiseen liittyen voi ottaa yhteyttä kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi.

11 EVÄSTEET

Verkkosivumme käyttää evästeitä ja tunnisteita, jotta Verkkosivu toimii optimaalisella tavalla ja kaikki sisällöt näkyvät kunnolla. Eväste on tekstitiedosto, joka lähetetään Harvian verkkopalvelimelta ja tallennetaan verkkoselaimeesi tai yksikköön. Käytämme evästeitä myös kerätäksemme kattavaa analyyttista tietoa palvelujen ja tuotteiden käytöstäsi, tallentaaksemme toiminnollisuuksia ja ohjataksemme sopivia uutisia ja tarjouksia sinulle.

Sinulla on mahdollisuus muuttaa verkkoselaimesi asetuksia evästeiden käytöstä ja kattavuudesta. Esimerkki tämänkaltaisesta muutoksesta on estää kaikki evästeet tai poistaa evästeet, kun suljet verkkoselaimesi. Muista kuitenkin, että jos evästeitä ei hyväksytä, voi joidenkin verkkosivun toimintojen toiminta heikentyä ja osa verkkosivun sisällöstä ei kenties näy kunnolla.

12 MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Seuraamme tietosuojalainsäädännön muutoksia sekä haluamme kehittää liiketoimintaamme jatkuvasti ja pidätämme siksi oikeuden muuttaa tai päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 8.11.2023.